Инвентаризация: Документы [Wiki]

Эта страница только для чтения. Вы можете посмотреть её исходный текст, но не можете его изменить. Сообщите администратору, если считаете, что это неправильно.
{{tag>Инвентаризация документы}}
====== Инвентаризация: Документы ======
Документы в инвентаризации используются для привязкам к другим объектам.
Можно их заводить и без привязки, но если привязать к [[оборудование| рабочему месту]] счет, по которому оно приобретено и транспортную накладную, или к вводу интернет привязать договор и бланк заказа на подключение тарифа - то жизнь сильно упрощается.

==== Просмотр списка документов, поиск ====
Список документов доступен через меню **Контрагенты - Документы**
В шапке списка есть поле для поиска нужного документа
Клик на документ - переход к детальному просмотру документа
Клик на карандаш справа - редактирование документа

==== Добавление нового документа ====
<WRAP center round tip>
Hint: Перед добавлением документа обязательно проверьте, что такой документ еще не внесен. Для этого надо сделать поиск по номеру документа (счета, накладной, договора, тикета, ЗНП).
Hint: Перед добавлением документа проверьте, что [[контрагенты | контрагент ]] уже внесен. При необходимости внесите, это оч быстро.
Hint: Перед добавлением скана документа проверьте, что все страницы в нем расположены в правильном положении, чтобы читая документ с сайта не надо было наклонять голову.
Hint: Если есть вариант добавить скан с подписями и пометками или чистый - надо предпочесть с пометками и подписями, т.к. в нем больше информации.
</WRAP>

Добавить документ можно кнопкой **добавить** из окна списка документов.
{{:инвентаризация:pasted:20200521-130606.png}}
Всплывет пустая форма редактирования документа.

Начать заполнять форму стоит с добавления файла скана в окошечко для загрузки. Просто для того чтобы попытаться сэкономить время. Как только в форме появится имя загружаемого файла - скрипт попытается предзаполнить название документа и дату начала его действия основываясь на имени файла скана документа. Хорошее имя скана например: //2019-07-09 Счет №11000127212 - ЗНП12588232 - Картриджи Чел.PDF//
Количество файлов-сканов не ограничено, но с ума сходить не стоит)


==== Редактирование документа ====
<WRAP group>
<WRAP column 60%>

=== Название документа ===
Старайтесь давать документу максимально полезное имя. В нем обязательно должно быть:
  * номер документа (счета / договора / заказа / накладной и т.п.)
  * краткое пояснение (что, кому, куда, зачем)
  * если счет выписан на основании тикета - укажите его в названии документа

Что не нужно добавлять в название документа:
  * дату, т.к. она есть отдельным полем и при поиске документа используется
  * контрагента, т.к. он указывается отдельным полем и также выводится в список и участвует в поиске

Пример хорошего имени: //Счет № 127031 телефон ДИБ Мск (служебка 3576)//

=== Статус ===
Выставляется один из [[Статусы документов]]. Они у нас сформированы только для счетов. Такчто для отслеживания состояния закупок вполне можно выставлять статусы. Для договоров, ТТН/УПД/Актов, паспортов АРМ и прочих я статусы не рисовал. При желании можно сделать.

=== Даты документа ===
Дата документа и есть дата. Счет, накладная, договор и т.д. - тут все просто как грабли.
Дата окончания ставится если она есть. Например у договора, тарифа, лицензии и т.п.. Если проставлена, то также выводится в основном списке документов.

=== Основной документ ===
Здесь указывается родительский документ. Например договор для приложения к договору, счет для накладной и т.п.
Или же здесь может указываться предшественник. В таком случае надо выставить галочку **"заменяет основной документ"**
Например, если документ является бланком заказа на смену тарифа. Тогда можно поставить предшественником бланк заказа на предыдущий тариф. В таком случае, датой окончания предыдущего документа считается дата нового.
При просмотре документа такие связи будут отображены в виде дерева или цепочки

=== Сумма ===
Для счетов. Можно наглядно видеть сколько денег уходит на содержание той или иной оргтехники. 
Вписывается сумма включая НДС.

=== НДС ===
Для счетов. 
  * Если в сумму входит 20% НДС, то можно нажать кнопочку "20%" и величина НДС посчитается и заполнится.
  * Если в счете несколько позиций и не все содержат НДС, то уже 20% ровно не получится и надо переписать величину НДС из счета
  * Если НДС в сумме отсутствует вообще, то не нужно ничего заполнять. Можно нажать кнопочку "нет" для очистки поля

=== Контрагенты ===
В множественном числе, т.к. в общем случае их может быть несколько. Обычно один. Чтобы добавить [[Инвентаризация: контрагенты|контрагентов]], их надо сначала завести в отдельной таблице.

=== АРМы ===
Здесь нужно выбрать [[АРМы|АРМы]], к которым имеет отношение этот документ. Просто поиском набираем имя АРМ, или можно через пользователя (нужно чтобы он к этому моменту уже был [[АРМы#пользователь|назначен в АРМ]])
Таким образом мы привязываем документ к рабочему месту, что сильно упрощает сопровождение большого парка рабочих мест, добавляет порядка и систематизирует оборудование.

=== Оборудование ===
Тоже самое что [[#АРМы|привязка к АРМам]], только тут привязываемся к оборудованию. Также поиском выбираем к какому оборудованию имеет отношение этот объект.
Таким образом мы привязываем документ к оборудованию, что сильно упрощает сопровождение большого парка оборудования, добавляет порядка и систематизирует оборудование.

=== Лицензии ===
Сюда просто добавляются те лицензии, которые упоминаются в этом документе. Также добавляются через поиск

<WRAP center round tip>
Если у нас есть цепочка документов (Например **Договор -> Счет -> Накладная**), то неправильно привязывать к АРМ/оборудованию/лицензиям каждый документ. Лучше выбрать какой-то один. В данном случае **Накладная** подойдет больше всего, т.к. именно она подтверждает, что это оборудование у нас есть
</WRAP>

=== Комментарий ===
Все что полезно знать про этот документ, но не очевидно из всех остальных полей.
Например

  * Дата оплаты счета.
  * Дата передачи в транспортную компания
  * Трек транспортной компании 
  * и т.д.

</WRAP>

<WRAP column 35%>
{{:инвентаризация:pasted:20231027-044208.png}}

</WRAP>
</WRAP>




==== Просмотр документа ====
<WRAP group>
<WRAP column 60%>
=== Шапка ===
В шапке просмотра документа выводится его имя, дата, а также иконки редактирования и удаления (карандаш и корзина). 
В случае, если к документу уже привязаны какието объекты, иконка удаления отображаться не будет, а будет выведено соответствующее предупреждение.

Под названием документа имеется грядка ссылок для создания связанных с этим документом объектов. 
Наиболее последовательный способ заведения оборудования: сначала заводится документ, а потом уже на основании документа заводится перечисленные в нем объекты: компьютер / принтер и т.п.. Все заведенное таким образом оборудование сразу будет привязано к своему счету и всем привязанным к счету документам.

=== Карта связей документов ===
Отображает полное дерево связей документов между собой, Текущий документ выделен жирным.
Документы, которые были заменены другими, по умолчанию скрыты под плюсиком.

=== Прикрепленные АРМы / Оборудование / Лицензии / и т.д. ===
Отображаются все привязанные к этому документу объекты.
Если рядом с объектом отображается крестик, то нажав на него можно отвязать объект от документа. Будьте крайне осторожны с этим, т.к. вся соль документов в том, что они к чему-то привязаны.

</WRAP>

<WRAP column 35%>
{{:инвентаризация:pasted:20231027-044539.png}}
</WRAP>
</WRAP>


==== Удаление документа ===
Делать надо с крайней осторожностью.

Собственно надо сначала подумать, а зачем вообще удаляется документ?

Давайте рассмотрим несколько случаев:
  * Документ добавлен ошибочно. Этот счет вообще не оплачивали, договор не подписали. Ну можно и оставить такой документ. Кто-то его выписывал, у него же есть причина появления. Может приписать к названию - не оплачено и все. 
  * Документ потерял действие, сейчас работаем по другому договору, тарифу и т.п.. - Ну просто надо привязать к старому документу новый и поставить галочку заменят. Старый то пусть будет для истории
  * Документ ошибочно добавили дважды. Тут нужно выбрать тот, в котором больше всего информации (более полезное наименование, комментарии, контрагенты, привязанные объекты) и перенести всю информацию из двух документов в тот, который полнее. Когда трижды будет проверено что вся информация из дубликата уже есть в оригинале - удаляем оригинал