Инвентаризация: Оборудование/АРМы

Допустим к нам приехал новый принтер или системник

• Сканируем приходные документы (желательно иметь именно подписанные сканы, в которых видно кто принимал ТМЦ)
• Заводим документ - основание получения ТМЦ - акт приемопередачи / ТТН / УПД / на худой конец счет. Желательно чтобы при введении документов была полная цепочка ТТН/УПД/Акт → счет → договор (см связь документов через основной документ.)
• В окне просмотра документа выбираем «Создать Оборудование/АРМ»:
• Откроется окно Добавления Оборудования
• Сначала проверяем можем ли мы выбрать нужную модель оборудования.
• После ввода оборудования в БД нужно нанести на него его инв. номер чтобы вопроса «внесено оборудование или нет» никогда не возникало.

Инвентарный номер

Для заполнения нужно выбрать модель оборудования, помещение и организацию (зависит от настроек, тогда программа подставит префиксы помещения, организации и типа оборудования и выберет первый свободный номер, получится что-то вроде ЧЕЛ-ПРН-0001.

Бухг. инв. номер

Если известен инвентарный номер этого оборудование назначенный ему бухгалтерией - вводим его сюда, чтобы проще было впоследствии отвечать на вопросы бухгалтерии а где ноутбук с таким-то инвентарным номером. Лучше всего сразу при приходовании оборудования выяснить его.

• Если это Основное Средство (от 100тыс р. и дороже) - бухгалтерия выдаст уникальный инвентарный номер (в ответ на акт ввода в эксплуатацию)
• Если это что-то дешевле, то это уже просто материалы, но могут предоставить номенклатурный номер - один на несколько одинаковых позиций.

Серийный номер

Серийный номер оборудования. Если явно нет, то MAC/IMEI/и т.п. чтобы можно было однозначно идентифицировать оборудование если все остальные маркировки отсутствуют

Доп. маркировка

Бывает, когда оборудование переходит из другой организации где уже была своя маркировка. Если она есть и она нанесена хорошо - имеет смысл оставить ее и внести в БД

Модель оборудования

Нужно выбрать нужную модель оборудования из списка. (Модели оборудования должны быть введены заранее).
В зависимости от выбранной модели оборудования поле «Примечание» может поменяться на другое (если у этого типа оборудования выставлена Замена комментария).

• Для телефонов - номер телефона
• Для принтеров/МФУ - сетевой путь

Или может появиться поле спецификация, если у выбранной модели оборудовани выставлен флажок индив. спеки

• Например для каких-то серверных платформ, или офисных ПК с гибкой конфигурацией.

Организация

Если сопровождать приходится сразу несколько организаций - можно разделить оборудование на организации. (потом можно фильтровать выбирая только нужное). можно не заполнять

Состояние

Для вывода рядом с оборудованием его состояния, задается только вручную. Чтобы можно было указать что принтер сломан или в ремонте (или нуждается в нем) или стоит на хранении в серверной. Список доступных статусов можно изменить.

Примечание

Короткое примечание к статусу. Будет выводиться если навести мышку на статус оборудования в карте помещений.
Для телефонов заменяется на «номер телефона» и в это поле нужно внести внутренний номер назначенный этому аппарату.

Тех. спецификация

Если отобразилась, значит модель оборудования не может исчерпывающе описать что за железо куплено в этот АРМ. В таком случае нужно плавающую часть заполнить.
Чтобы было понятнее, что нужно заполнять, рядом отображаются

• Подсказка для заполнения спеки - шаблон описания для всех моделей этого типа оборудования (ну т.е. вылезет подсказка что нужно знать для ноута или моноблока или ПК или сервера)
• Описание модели - уже заполненная часть описания модели. Все таки чтото объединяет все оборудование именно этой модели (ну например формат бумаги принтера, CPU роутера), и эта общая часть должна уже быть заполнена тут.

IP адрес

По одному в строке (размер поля 768 знаков, чего должно хватить для 48 адресов)
Hint: Если к оборудованию будет привязана ОС а у оборудования не будет IP адреса, то система проставит адреса из ОС автоматически

MAC адрес

По одному в строке, можно вводить в любом формате (через тире, через точку, через двоеточие или пробел), при сохранении будут проигнорированы все символы кроме 0-9,a-f и переноса строки.
(размер поля 768 знаков, чего должно хватить для 59 адресов)
Hint: Если к оборудованию будет привязана ОС а у оборудования не будет MAC адреса, то система проставит адрес из ОС автоматически

Рабочее место

Можно выбрать АРМ к которому прикреплено оборудование (если это доп. оборудование прикрепленное к АРМ, например телефон/сканер/принтер/игровой руль/VR шлем и т.п.)
Ниже в подсказке предлагаются АРМы АРМы, которые косвенно связанны с этим оборудованием через документы. Т.е. если по одной накладной получен комп, принтер, телефон и т.д., и комп уже введен, то при вводе телефона и принтера будет предложено привязать их к этому компу.
Если оборудование входит в состав АРМ, то все поля привязки пользователей, помещения, подразделения скрываются, значения берутся из самого АРМ.
Также скрывается поле «установлено в»

Установлено в

Сценарий когда оборудование вставляется (физически устанавливается внутрь) в другое оборудование. Сервер в шкаф, лезвие в шасси, силовой модуль в модульный ИБП и т.п. Смысл похож на АРМ, но скрывается только выбор помещения (т.к. понятно, что помещение то же, где стоит шкаф или шасси) и АРМ. Зато появляются настройки места установки:

• Полноразмерный модуль - признак того что устройство занимает всю глубину шкафа/корзины и занимает слоты и с обратной стороны тоже.
• Установлено с обратной стороны - если устройство не полноразмерное, поставить с обратной стороны
• Места установки - номерные позиции корзины/шкафа куда поставлено. Можно указывать через запятую и тире. Можно не указывать вообще, например такое может быть для блока розеток или вентиляторного модуля в шкаф.
  • С обр. стороны - если устройство занимает всю глубину, но при этом не одинаковое количество модулей (например спереди дополнительный экран, а сзади нет, или наоборот выносной блок розеток у ИБП сзади), то можно написать какие позиции занимает задняя часть устройства. (если не указывать - считаем что те же что и передняя)

Помещение

Нужно выбрать помещение, куда установлено оборудование. Если оборудование временно находится в серверной, на складе, в кабинете ИТ, но при этом достаточно долго (больше чем пара дней например) - надо указать фактическое расположение. Потом по возвращении оборудования на место, переместить его в инвентаризации.

Подразделение

В большинстве случаев можно не заполнять. Используется, когда загруженной оргструктурой предприятия пользоваться невозможно (бывает что она совершенно не отражает функциональную структуру), то можно вручную завести свои подразделения и раскидывать оборудование по ним.

Пользователь

Выбирается сотрудник которому установлено это оборудование

Руководитель отдела

Руководитель отдела в котором работает пользователь оборудования (для вывода паспорта)

Сотрудник дирекции ИТ

Местный системный администратор, который следит за оборудованием

Адм. ответственный

Если не указан, то за все проблемы с этим оборудованием ответственность несет системный администратор. Если указан - то указанный человек (будет выведено в паспорте). Указывается если пользователю выдаются административные полномочия (он может менять ПО) или не ставится пломба на корпус (он может менять комплектующие)

Привязанные документы

Тут должен быть привязан документ-основание приходования оборудования (ввод документов). Если были какие-то акты на ремонт - тоже надо прикрепить.

Ссылки

Ссылки вносятся в формате:

• одна ссылка на строку
• последнее слово в строке - URL

т.е. строка

сайт с драйверами https://hp.com

отобразится как
сайт с драйверами

Записная книжка

Вписываются разные исторические данные, типа
2020-01-23 Убыл на ремонт лотка автоподачи оригиналов
2020-02-13 Вернулся из ремонта с выпиской о неремонтопригодности (док-т приложен)
2020-03-30 Списан согласно СЗ 4572 от 2020-03-29

Пример: системный блок (АРМ)

Пример: телефон в составе АРМ

Пример: Сервер, установленный в шкаф