Инвентаризация: Документы

Список документов доступен через меню Контрагенты - Документы
В шапке списка есть поле для поиска нужного документа
Справа проставлены цифры, показывающие к скольким объектам привязан каждый документ:

• другие документы
• компьютеры (рабочие места/серверы)
• оборудование
• лицензии
• вводы интернет
• подключения телефонии

Клик на документ - переход к детальному просмотру документа
Клик на карандаш справа - редактирование документа

Название документа

Старайтесь давать документу максимально полезное имя. В нем обязательно должно быть:

• номер документа (счета / договора / заказа / накладной и т.п.)
• краткое пояснение (что, кому, куда, зачем)
• если счет выписан на основании тикета - укажите его в названии документа

Что не нужно добавлять в название документа:

• дату, т.к. она есть отдельным полем и при поиске документа используется
• контрагента, т.к. он указывается отдельным полем и также выводится в список и участвует в поиске

Пример хорошего имени: Счет № 127031 телефон ДИБ Мск (служебка 3576)

Статус

Выставляется один из Статусы документов. Они у нас сформированы только для счетов. Такчто для отслеживания состояния закупок вполне можно выставлять статусы. Для договоров, ТТН/УПД/Актов, паспортов АРМ и прочих я статусы не рисовал. При желании можно сделать.

Даты документа

Дата документа и есть дата. Счет, накладная, договор и т.д. - тут все просто как грабли.
Дата окончания ставится если она есть. Например у договора, тарифа, лицензии и т.п.. Если проставлена, то также выводится в основном списке документов.

Основной документ

Здесь указывается родительский документ. Например договор для приложения к договору, счет для накладной и т.п.
Или же здесь может указываться предшественник. В таком случае надо выставить галочку «заменяет основной документ»
Например, если документ является бланком заказа на смену тарифа. Тогда можно поставить предшественником бланк заказа на предыдущий тариф. В таком случае, датой окончания предыдущего документа считается дата нового.
При просмотре документа такие связи будут отображены в виде дерева или цепочки

Сумма

Для счетов. Можно наглядно видеть сколько денег уходит на содержание той или иной оргтехники.
Вписывается сумма включая НДС.

НДС

Для счетов.

• Если в сумму входит 20% НДС, то можно нажать кнопочку «20%» и величина НДС посчитается и заполнится.
• Если в счете несколько позиций и не все содержат НДС, то уже 20% ровно не получится и надо переписать величину НДС из счета
• Если НДС в сумме отсутствует вообще, то не нужно ничего заполнять. Можно нажать кнопочку «нет» для очистки поля

Контрагенты

В множественном числе, т.к. в общем случае их может быть несколько. Обычно один. Чтобы добавить контрагентов, их надо сначала завести в отдельной таблице.

АРМы

Здесь нужно выбрать АРМы, к которым имеет отношение этот документ. Просто поиском набираем имя АРМ, или можно через пользователя (нужно чтобы он к этому моменту уже был назначен в АРМ)
Таким образом мы привязываем документ к рабочему месту, что сильно упрощает сопровождение большого парка рабочих мест, добавляет порядка и систематизирует оборудование.

Оборудование

Тоже самое что привязка к АРМам, только тут привязываемся к оборудованию. Также поиском выбираем к какому оборудованию имеет отношение этот объект.
Таким образом мы привязываем документ к оборудованию, что сильно упрощает сопровождение большого парка оборудования, добавляет порядка и систематизирует оборудование.

Лицензии

Сюда просто добавляются те лицензии, которые упоминаются в этом документе. Также добавляются через поиск

Комментарий

Все что полезно знать про этот документ, но не очевидно из всех остальных полей.
Например

• Дата оплаты счета.
• Дата передачи в транспортную компания
• Трек транспортной компании
• и т.д.

Шапка

В шапке просмотра документа выводится его имя, дата, а также иконки редактирования и удаления (карандаш и корзина).
В случае, если к документу уже привязаны какието объекты, иконка удаления отображаться не будет, а будет выведено соответствующее предупреждение.

Под названием документа имеется грядка ссылок для создания связанных с этим документом объектов.
Наиболее последовательный способ заведения оборудования: сначала заводится документ, а потом уже на основании документа заводится перечисленные в нем объекты: компьютер / принтер и т.п.. Все заведенное таким образом оборудование сразу будет привязано к своему счету и всем привязанным к счету документам.

Карта связей документов

Отображает полное дерево связей документов между собой, Текущий документ выделен жирным.
Документы, которые были заменены другими, по умолчанию скрыты под плюсиком.

Прикрепленные АРМы / Оборудование / Лицензии / и т.д.

Отображаются все привязанные к этому документу объекты.
Если рядом с объектом отображается крестик, то нажав на него можно отвязать объект от документа. Будьте крайне осторожны с этим, т.к. вся соль документов в том, что они к чему-то привязаны.